Qué es la Apostilla de la Haya y cómo solicitarla

La Apostilla de la Haya, es una nota o una hoja que se agrega sobre una copia certificada de los documentos que se van a legalizar. Tiene como lugar de trámite generalmente en el Ministerio de Relaciones Exteriores o su equivalente en la mayoría de los países. En el caso de España es a través del Ministerio de Justicia. Con la apostilla de la Haya, se logra suprimir el trámite de legalización de los documentos públicos en los países miembros por vía diplomática y consular. En este sentido, agiliza los procedimientos burocráticos para la validez jurídica de un documento en el exterior ya que no requiere de otro tipo de autenticación adicional.

¿Su objeto? Suprimir la legalización, tal como dispone el artículo 2 de la Convención de la Haya para la Apostilla “Cada Estado Contratante eximirá de la legalización a los documentos a los que se aplique el presente Convenio y que deban ser presentados en su territorio”. Sin embargo la misma Convención hace alusión al término “legalizar” en el mencionado artículo, pero entendiéndose como un mero acto formal declarativo que tiene como fin autentificar la autenticidad del documento.

¿En qué países rige el Convenio de la Haya?

La Apostilla de la Haya aplica a los países que han suscrito el XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961 para suprimir la legalización de los documentos públicos en el extranjero, actualmente están adheridas 113 Naciones:

Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan,Bahamas, Bahrein, Barbados, Belice, Bielorrusa, Bosnia-Herzegovina, Bostwana, Brunei, Bélgica, Bolivia, Brasil, Bulgaria, Chile, China, Chipre, Canadá, Costa Rica, Colombia, Corea del Sur, Cabo Verde, Croacia, Cook, Dinamarca, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos, Estonia, Finlandia, Fiji, Francia, Granada, Georgia, Grecia, Kazajstán, Kirguistán, Honduras, Hungría, Irlanda, India, Islandia, Israel, Italia, Japón, La Dominica, Letonia, Liberia, Lituania, Luxemburgo, Lesoto, Liechtenstein, Malta, Macao, Malawi, Marruecos, Mauricio, México, Mónaco, Montenegro, Nicaragua, Noruega, Nueva Zelanda, Niue, Namibia, Omán, Puerto Rico, Países Bajos, Panamá, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Republica Dominicana, República de Macedonia, Rumania, Rusia, Samoa, San Cristóbal y Nieves, San Marino, Santa Lucia, Santo Tomé y Príncipe, Seychelles, Serbia, Sudáfrica, Surinam, Suecia, San Vicente y las Granadinas, Suazilandia, Suiza, Tayikistán, Turquía, Tongo, Uzbekistán, Ucrania, Uruguay, Vietnam y Venezuela.

Las Naciones que se han adherido recientemente al Convenio de la Haya son: Marruecos el día 14 de agosto de 2016 y Chile dos días más tarde. En el caso de la República Popular China la apostilla solo es válida en las localidades de Hong Kong y Macao. Si vas a realizar algún tramite de validación en el exterior sobre tus documentos oficiales personales, debes realizar el apostille de documento si va dirigido a alguno de estos países.

¿Cuáles son los documentos que se pueden apostillar?

El artículo 1 de la Convención de la Haya sobre la Apostilla menciona cuales son los documentos que requieren de apostilla: Documentos  que  emanan  de  una  autoridad  o funcionario y relacionados  con  las  cortes  o  tribunales  del  Estado, incluyendo aquellos  que  emanan del Ministerio Público, de un Secretario o de un Agente Judicial; Documentos administrativos; Actas notariales; y Declaraciones  oficiales como menciones de registro, visados de  fecha  fija  y  certificados  de firma, insertadas en un documento privado.

También están los documentos exceptuados, los cuales la Convención hace mención: Los  documentos  ejecutados  por  agentes  diplomáticos  o consulares y los documentos administrativos relacionados directamente con una  operación  comercial  o aduanera.

¿A dónde ir en España para apostillar mis documentos?

En el caso de que el ciudadano requiera apostillar Documentos Públicos Administrativos y Judiciales, debe dirigirse a cualquiera de estas autoridades competentes según Real Decreto 1497/2011 del 24 de octubre:

• Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia.

• Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla.

• Secretarias de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Celuta y Melilla.

Con respecto a los documentos notariales y privados deberán realizarse ante el Colegio Notarial. Y los Documentos públicos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo por los Secretarios de Gobierno de los respectivos tribunales o en quien ellos deleguen.

¿En qué modalidades puedo solicitar la apostilla de documentos?

Recientemente el Ministerio de Justicia de España en conjunto con la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado y con respaldo de la Comisión Europea de acuerdo a la Orden Ministerial JUS/1207/2011 del 14 de mayo a puesto en práctica un sistema de emisión de Apostilla Electrónica.

La emisión de la Apostilla Electrónica se realizará previa solicitud de parte interesada, a través de la página web del Ministerio de Justicia se podrá consultar el estado del trámite y descargar la apostilla electrónica que luego irá añadida al o los documentos. Visitar el siguiente enlace:

https://sede.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/Sede/es/tramites/apostilla-electronica

Para poder recibir la Apostilla por esta vía, es necesario contar con:

• Nombre de usuario que coincida con el Documento Nacional de Identidad (D.N.I) o Número de Identificación de Extranjeros (N.I.E).

• Una clave de acceso. Esta clave se encuentra impresa en el justificante de solicitud que le habrá entregado la Autoridad Competente ante la que presentó la solicitud de Apostilla Electrónica.

Para más información al respecto del trámite de Apostilla Electrónica, visitar el siguiente enlace que contiene un archivo pdf.

https://sede.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/Sede/1292374928333?blobheader=application%2Fpdf&blobheadername1=Content-Disposition&blobheadervalue1=attachment%3B+filename%3Daqui.PDF

Las otras modalidades para solicitar la Apostilla son, de manera presencial, a los Organismos antes mencionados (algunos documentos requieren reconocimiento previo de firma) junto a la solicitud de Apostilla denominado “Modelo de Solicitud de Apostilla de la Haya e Instrucciones”. Y por último a través de Correo enviando el o los documentos junto a la solicitud antes mencionada a las Secretarias de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla, y en la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia .